Der IFK Verbandsstratege erscheint alle 4-6 Wochen und richtet sich an VerbandsmitarbeiterInnen, die in Pressestellen, ÖA-Abteilungen oder in anderen Kommunikationsbereichen tätig sind. Mit über 2.600 EmpfängerInnen ist der Verbandsstratege das verbreitetste serviceorientierte pdf-Magazin in dieser Zielgruppe.

Vielfältig: Alle Themen der Verbandskommunikation.
Der IFK Verbandsstratege liefert einen bunten Themenstrauß und deckt dabei die wichtigsten Bereiche der Verbandskommunikation ab. Die Schwerpunktthemen sind Fundraising, PR- und Öffentlichkeitsarbeit, Lobbying sowie Mitgliederkommunikation.

Umfassend: Online-Medium für Kommunikationsexperten.
Die Abonnenten kommen aus allen Verbandsarten und vertreten die wichtigen deutschen Branchen.

Anerkannt: In bester Gesellschaft.
Anzeigenkunden mit dem Fokus auf Verbänden befinden sich in bester Gesellschaft: neben der dpa-Tocher news aktuell haben bereits zahlreiche Firmen, Medien und Institutionen mit dem Verbandsstrategen IHre Ihre Zielgruppe erreicht.

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Sie wollen auch im Jahr 2013 auf Ihre Themen aufmerksam machen und Ihren Verband wirkungsvoll in den Medien platzieren? Eine gute Vorbereitung kann Ihnen dabei helfen! Erstellen Sie schon heute Ihre Kommunikationsstrategie für das kommende Jahr. Denn mit dem richtigen Agenda-Setting-Ansatz haben Sie den Durchblick und so kann auch 2013 ein erfolgreiches Jahr für Ihren Verband werden.

Zugegeben, auch mit der ausgeklügeltsten Kommunikationsstrategie bringt niemand Verbandsthemen 100-prozentig sicher in die Medien. Denn die Nachrichtenlage am Tag X ist so wenig vorauszusehen wie die Wechselwirkungen zwischen Medien, Wirtschaft und Politik, ganz zu schweigen von PR-Maßnahmen anderer Verbände oder Aktionen der eigenen Mitglieder/Gliederungen, die plötzlich aus der vereinbarten Strategie ausscheren. Dennoch birgt die langfristige Kommunikationsplanung verführerische Chancen: Erfreulich wäre es, den Hauptgeschäftsführer positiv in den Hauptnachrichten zu platzieren; traumhaft, wenn Mitglieder hochachtungsvoll die Berichterstattung zu versandten Pressemitteilungen loben; und ideal, wenn sich die eigene Effizienz erhöhen ließe, indem man sich in nachrichtenarmen Zeiten auf zukünftige Themenwellen vorbereitet oder Themen anderer Akteure nutzt (Agenda Surfing).

Recherche: (Fast) alles ist wichtig
Bevor sie mit der Recherche beginnen, sollten sich Kommunikationsverantwortliche noch einmal bewusst über die vielfältige Themenwelt ihres Verbandes im Klaren sein. Auf welche Inhalte kommt es dem Verband an und welche davon sollen wirksam nach außen transportiert werden? Im Anschluss an diese Überlegung lässt sich recherchieren, welche weiteren Ereignisse im nächsten Jahr interessant sind. Dabei sollten Grenzen nicht zu eng gesetzt werden. Zahlreiche Ereignisse oder Termine scheinen auf den ersten Blick nicht zu passen, können aber einen Verband in einer nachrichtenarmen Phase in die Medien bringen. Beispielsweise könnte ein Sozialverband in der Zeit der Frankfurter Buchmesse einen Vorlesewettbewerb veranstalten, bei dem Kinder Pflegebedürftigen in unterschiedlichsten Einrichtungen Geschichten vorlesen und tolle Preise gewinnen können. Der Verband macht so auf seine Arbeit aufmerksam. Vielleicht greift aber auch ein neuer Bestsellerroman ein Verbandsthema auf.

Unser Tipp: Denken Sie vielseitig und nehmen Sie eine große Bandbreite an interessanten Terminen und Ereignisse in Ihre Übersicht auf. Gerade in nachrichtenarmen Zeiten können zunächst abwegig erscheinende Themen doch noch effektiv genutzt werden. Verschaffen Sie sich einen guten Überblick: so können Sie, wenn nötig, auch einmal kurzfristig auf die Nachrichtenlage reagieren und haben immer etwas in petto.

Onlineportale: Extern & kaum gefiltert
Das Web bietet eine Vielzahl an Portalen, die wichtige Termine, Ereignisse und Jahrestage auflisten. Oft kann die Suche durch Filter-Optionen vereinfacht werden und es werden, je nach Auswahl, örtlich, thematisch oder zeitlich begrenzte Ergebnisse geliefert.

Eine allgemeine Übersicht liefert Wikipedia. Auf der Seite „2013“ wurden einige Termine unter anderem zu Politik, Religion und Wirtschaft erfasst. Der „kleine Kalender“ hat im Vergleich dazu eine größere Datenbank. Unter http://www.kleiner-kalender.de werden für jeden Tag die wichtigsten Ereignisse präsentiert. Ob Event, Feiertag oder Jahrestag, hier steht sowohl Wissenswertes als auch Originelles. Auch auf der Suche nach Ferienzeiten und religiösen Feiertagen werden Rechercheprofis fündig.

Das Deutsche Rundfunkarchiv erstellt für jedes Jahr eine PDF-Datei mit allen Jahrestagen. Die Ausgabe für 2013 ist schon jetzt erhältlich und beherbergt in einer ausführlichen Chronologie interessante Geburtstage, Feiertage und geschichtliche Ereignisse.

Bei der Suche nach Messe-, Sport- und Kulturevents empfehlen wir einen Blick auf http://www.germany.travel. Die Homepage des Reiselands Deutschland wurde im Auftrag der Bundesregierung erstellt und verzeichnet viele wichtige Termine, die durch eine gezielte Suchfunktion dem Besucher passgenau präsentiert werden.

Wenn es um Aktions- und Thementage geht, sollte ein Blick auf die Homepage des Deutschen Bundestags geworfen werden. Der wissenschaftliche Dienst hat letztmalig Mitte Dezember 2011 alle Aktions-und Thementage in einem fast 70-seitigen PDF-Dokument für 2012 zusammengestellt.

Gerade politische Termine sollten beim Agenda-Setting nicht vergessen werden. Damit der Verband auch auf diesem Gebiet auf alle Themen vorbereitet ist, lohnt die Recherche auf den Seiten des Bundestages, des Bundesrates und auf denen der einzelnen Landesparlamente. Hier finden Kommunikationsverantwortliche auch Auskunft über Sitzungs- und Wahltermine, die bei der politischen Jahresplanung unbedingt beachtet werden sollten.

Fachreferenten: Intern & spezialisiert
Auch die verbandseigenen Fachabteilungen können Fundgruben für die Themen des kommenden Jahres sein. Häufig gehen die Referenten davon aus, dass ausgerechnet ihre Fachthemen und die in diesem Feld anstehenden Entwicklungen jedem anderen im Haus bekannt sind. Durch eine Abfrage erhalten Kommunikationsverantwortliche wichtige Impulse für Ihre Verbandskommunikation. Dabei lässt sich nach Regelungen fragen, die in Kraft treten bzw. geändert oder ausgesetzt werden, oder auch nach Fachthemen, die voraussichtlich diskutiert oder brisant werden.

Unser Tipp: Befragen Sie Ihre Mitglieder! Sofern Sie ein Verband der Institutionen sind und ein gutes Verhältnis zu den PR-Profis ihrer Mitglieder haben, sollten Sie unbedingt auch diese über Schwerpunktthemen und wichtigen Ereignissen befragen.

Dienstleister: Komprimiert & passgenau
Auch externe Dienstleister übernehmen für Verbände derartige Recherchen. PR-Agenturen unterstützen Verbände zusätzlich bei möglichen Schwerpunktthemen und erarbeiten für sie auch individuelle, kreative Berichterstattungsanlässe. Das IFK Berlin bietet Verbänden – auf Wunsch – sowohl Workshops zur Jahresplanung als auch 14-tägig oder monatlich aktuelle Themenvorschläge für die Pressearbeit und für PR-Aktionen.

Konzeption: Kreativ & strategisch
Nach der ausführlichen Recherche geht es darum, die gesammelten Informationen zu sortieren und einen Gesamtplan zu erstellen. Als hilfreiche Methoden haben sich dabei Brainstorming und Mindmapping bewährt. Manchmal kann auch das Gespräch mit PR-Profis aus anderen Verbänden oder Unternehmen wirksam sein. Eine offene Herangehensweise und die Suche nach „best-practice“-Beispielen können hier hilfreich sein.

Unser Tipp: Lassen Sie sich inspirieren! Schauen Sie über den Tellerrand und holen Sie sich Anregungen, wie andere Verbände (oder auch Unternehmen) Themen nutzen bzw. wie sie diese aufbereiten. Sie werden merken, dass viele Verbände in der Pressearbeit auf den Nachrichtenfaktor „Bild“ setzen. Die visuelle Kommunikation sollten auch Sie für gezielte Inszenierungen nutzen.

Aufbereitung: Farbig & übersichtlich
Um die recherchierten Themen und Termine weiterzuverarbeiten, bieten sich Mindmaps, Excelkalender oder auch Pinnwände an. Wichtig ist, dass Kommunikationsprofis bereits vor der Erstellung ihrer Übersichten an Schwerpunktthemen und mögliche sinnvolle Kategorisierungen denken, um ihre die Einzelaspekte ihrer Planung durch systematische Verwendung von Farben und Positionierungen zu gewichten.

Unser Tipp: Vergessen Sie diese Übersicht nicht! Aktualisieren Sie sie einmal im Quartal und gleichen Sie sie regelmäßig mit Ihrer Themen- und Kampagnenplanung ab.

von Heike Hoffert und Christian H. Schuster, IFK Berlin

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Möchten Sie wichtige Neuigkeiten Ihres Verbandes direkt an die Öffentlichkeit bringen? Wollen Sie mit einer Pressekonferenz mehr Leute erreichen als nur die Journalisten der lokalen Medien? Wünschen Sie sich eine Möglichkeit, dass auch alle Verbandsmitglieder z.B. eine Rede live über das Internet mitverfolgen können? Dafür gibt es eine einfache, schnell zu realisierende und gleichzeitig kostengünstige Lösung: Ein Livestream Ihrer Pressekonferenz im Internet. Wie Sie dies mit einfachen Mitteln umsetzen können und was es zu beachten gilt, erfahren Sie hier.

Immer mehr Journalisten nutzen das Internet für ihre Recherche. Dabei wächst auch die Bedeutung von Videostreams permanent. Im Medien-Trendmonitor 2010 gaben rund ein Drittel der befragten Journalisten an, Events oder Pressekonferenzen per Streaming für Recherchezwecke zu verfolgen. Der Vorteil: Die ortsunabhängige Teilnahmemöglichkeit erspart den Pressevertretern teure Anfahrten und für den Verband erhöht sich so die Wahrscheinlichkeit, auch von weit entfernten Redaktionen beachtet zu werden. Wenn Verbände den Link zu einem Livestream auch an ihre Mitglieder versenden, erhalten diese Neuigkeiten aus erster Hand. Neben kostenpflichtigen Anbietern gibt es kostenlose Livestreaming-Plattformen, auf denen Pressesprecher ohne spezielles technisches Vorwissen einen Stream einrichten können.

Eine Frage der Ausrüstung.
Um die Bilder einfangen zu können, brauchen Sie zunächst eine geeignete Kamera (Webcam). Die Preisspanne ist bei diesen sehr groß, denn mit den Qualitätsanforderungen steigen natürlich die Kosten. Einfache Modelle, die eine für Livestream-Übertragungen ausreichende Qualität besitzen, sind im Elektrofachhandel bereits ab ca. 15 Euro erhältlich.

Gesteuert und verarbeitet wird das Videobild mit einem Computer, an den die Webcam angeschlossen wird. Dieser muss über eine Internetverbindung verfügen. Am sichersten ist eine Kabel-Verbindung, da es über WLAN häufiger zu Störungen kommen kann. Außerdem sollte die Bandbreite des Anschlusses nicht zu gering sein, da der Stream sonst nicht gleichmäßig ins Internet übertragen werden kann. Empfohlen wird mindestens ein DSL 6000-Anschluss. Die Geschwindigkeit der Internetverbindung kann über sogenannte Speedtests ermitteln. Möglich ist dies beispielsweise auf den Webseiten computerbild.de, speedmeter.de oder speedreport.de.

Unser Tipp: Achten Sie beim Kauf der Webcam auf ein integriertes Mikrofon oder (je nach Raumgröße) darauf, dass sich ein externes Mikrofon anschließen lässt. Bezüglich der Bildqualität lassen Sie sich im Fachhandel beraten oder informieren Sie sich mithilfe von Testberichten oder Produktvergleichen in Online-Computer/zeitschriften wie z.B. Chip Online, Computerbild oder PC /Welt.

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Professionalität vs. Budget?
Im Internet gibt es zahlreiche Livestreaming-Anbieter; es ist deshalb nicht immer ganz einfach, sich im Dschungel der Angebote zurechtzufinden. Wichtig ist, sich im Voraus darüber im Klaren zu sein, welche Zwecke und welches Publikum der Stream erreichen soll und welches Budget insgesamt dafür zur Verfügung steht.

Neben kostenpflichtigen Angeboten gibt es kostenlose Streaming-Portale, die auch für unerfahrene Nutzer geeignet sind, da sich ein Lifestream meist in nur wenigen, einfachen Schritten einrichten lässt. Dieser kann von den Nutzern entweder direkt über einen Link empfangen werden, oder er lässt sich auf der eigenen Verbands-Homepage einbetten. Auch Grafiken wie Logos, Bilder oder Textbausteine können in den Stream eingebaut werden. Für eine Pressekonferenz sehr vorteilhaft ist auch die Chat-Funktion, über die Zuschauer online Fragen stellen können. Durch eine Aufzeichnungsmöglichkeit ist der Stream schließlich auch im Nachhinein noch abrufbar und kann so bei Bedarf für andere Zwecke verwendet werden.

Ein schwerwiegender Nachteil bei kostenlosen Streaming-Angeboten ist die eingeblendete Werbung. Auch gibt es für aufgezeichnete Videos oft nur begrenzten Speicherplatz und keine Möglichkeit, in HD-Qualität zu streamen. Angemerkt werden muss zudem, dass der Zugang auf solchen Gratis-Plattformen nicht beschränkt werden kann und die Videos somit für alle Nutzer sichtbar sind.

Unser Tipp: Machen Sie sich vor dem Kauf des Equipments und vor der Entscheidung für einen Streaming-Anbieter Gedanken darüber, wie Sie sich den Stream vorstellen, für welche Zwecke Sie ihn nutzen wollen und welche Ansprüche Sie an die technische Qualität haben. Wenn Ihr Verband sonst auf Spitzenniveau agiert, sollten Sie auch einen professionellen Dienstleister beauftragen.

Testen Sie das Streaming unbedingt mit Ihrem Equipment direkt vor Ort und unter den Bedingungen, die auch bei der Pressekonferenz herrschen werden. Nur so können Sie im Voraus mögliche Fehlerquellen ausschließen.

Videostreaming-Anbieter
Livestream.com: Einen Livestream auf livestream.com einzurichten und zu starten ist einfach und dauert nur wenige Minuten. Direkt auf der Startseite befindet sich ein Button mit der Bezeichnung ‚Launch a Channel‘ (zu Deutsch: ‚Eröffne einen Kanal‘). Im Folgenden müssen Nutzer den gewünschten Channel benennen und sich als Nutzer der Plattform unter Angabe von Geburtsdatum und E-Mail-Adresse registrieren. Hier erscheint auch der Link, der für das Teilen des Streams oder das Einbetten in die eigene Homepage benötigt wird. Mit dem sogenannten Webcaster kann der Stream direkt starten, ohne dass zuvor ein Programm heruntergeladen werden muss. Dabei lassen sich verschiedene Parameter voreinstellen, zum Beispiel für die Aufzeichnung. Einschränkungen gibt es beim Speicherplatz für aufgezeichnete Videos, hier besteht ein Limit von 10 GB.

Ustream.tv: Auch bei Ustream.tv findet sich direkt auf der Startseite ein Button, mit dem man auf schnellem Weg einen Channel generieren kann. Mit einer bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitung gelangt man auch bei diesem Anbieter in nur wenigen Minuten zum Livestream. Die am häufigsten gestellten Fragen werden in einem Hilfe-Center beantwortet, andere können im Hilfe-Forum gestellt werden. Ein Vorteil der Plattform ist außerdem der unbegrenzte Speicherplatz für aufgezeichnete Videos und deren übersichtliche und einfache Verwaltung.

Um eingeblendete Werbung im Stream zu vermeiden, muss ein kostenpflichtiges Paket erworben werden. Mit dem Starter-Paket, das 99 US-Dollar im Monat kostet, erwirbt man 100 werbefreie Zuschauerstunden pro Monat. Weitere Vorteile bringt das Paket allerdings nicht mit sich.

von Verena Uttner (IFK Berlin)

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Die Pressemitteilung ist das am meisten genutzte Instrument der Pressearbeit. Sie stellt den einfachsten Weg dar, mit Journalisten in Kontakt zu treten und so eine Chance auf öffentliche Wahrnehmung zu erhalten. Öffentliche Aufmerksamkeit ist wichtig. Denn auf diese Weise kann der Verband versuchen bekannter zu werden, Themen zu setzen und das eigene Image zu beeinflussen. Doch nur 10 bis 20 Prozent der Pressemitteilungen schaffen es in die Medien. Damit die eigenen Texte zu den veröffentlichten gehören, müssen sowohl beim Verfassen als auch beim Versand einige Punkte beachtet werden.

Startfolge: Wichtiges zuerst
Die goldene Regel beim Aufbau einer Pressemitteilung lautet: Das Wichtigste zuerst. Dabei kann der Verfasser sich an der Beantwortung von sieben W-Fragen orientieren. Im Lead, den ersten zwei bis drei Sätzen, sollen die wichtigsten W-Fragen beantwortet werden: Was ist geschehen? Wer hat etwas gesagt/getan? Wann ist das passiert? Wo hat sich das Ganze ereignet? Im zweiten Absatz folgen Hintergrundinformationen. Fragen nach dem Hergang (Wie?) sowie dem Grund des Geschehens (Warum?) werden geklärt. Auch auf den Interessentenkreis wird hier eingegangen (Wen betrifft das?). Am Ende folgt kurz der Verbandshintergrund, beispielsweise mit Mission, Mitgliederzahl und Gründungsjahr. So kann der Journalist den Verband einordnen. Für Nachfragen wird ein Ansprechpartner mit Telefonnummer genannt. Dieser muss zu den gängigen Bürozeiten erreichbar sein. Ein unbeantworteter Anruf ist eine vertane Chance für den Verband. Denn dann versuchen die Medienvertreter, ihre Informationen von anderen Seiten zu bekommen.

Unser Tipp: Möchten Sie die Presse noch über eine weitere Angelegenheit informieren, so verfassen Sie eine zweite Pressemitteilung. Auf keinen Fall sollten Sie zwei verschiedene Themen in eine Pressemitteilung packen! Beachten Sie dabei auch, dass die Themen aktuell sein müssen!

Sprache: einfach machen
Ein Journalist sollte eine Pressemitteilung beim ersten Lesen verstehen. Deshalb muss sie einfach und klar geschrieben sein. Das lässt sich durch prägnante Sätze mit maximal 18 Wörtern und einer bedachten Wortwahl erreichen. Komplizierte Fachausdrücke, Fremdwörter und Anglizismen sollten gemieden oder zumindest erklärt werden, da Journalisten nicht auf jedem Gebiet Fachleute sind. Selbiges gilt für Abkürzungen. Bei der ersten Nennung sind sie auszuschreiben, die Abkürzung steht in Klammern dahinter. Ähnlich verhält es sich bei der Verwendung von Eigennamen. Bei der ersten Erwähnung werden Vor- und Nachnameder Person genannt sowie ihre Position, falls diese relevant ist. Im Folgenden reicht es aus, den Nachnamen zu nennen.

Unser Tipp: Angst vor Verständnisschwierigkeiten? Lassen Sie Ihre Pressemitteilung von einer unbeteiligten Person gegenlesen! Wenn diese etwas nicht verstanden hat, sollten Sie die Pressemitteilung umschreiben.

Stil: lebendig schreiben
Substantivierungen sind zu vermeiden. Verben können solche sperrigen Formulierungen auflösen. Dadurch klingen Sätze lebendiger. Aktivkonstruktionen wirken ähnlich und sind daher schwerfälligen Passivkonstruktionen vorzuziehen. Auch inhaltlich wertvolle direkte und indirekte Zitate machen beleben einen Pressetext. Der Übergang von Zitat zu Text muss dabei schlüssig sein und der Absender des Zitats (übrigens mit Vor- und Nachnamen und Position) genannt werden. Um die Aktualität des Themas zu unterstreichen, ist die Pressemitteilung in Präsens und Perfekt geschrieben. Präsens wird verwendet, wenn ein Ereignis noch immer andauert, Perfekt steht für vergangene Handlungen, deren Bedeutung noch anhält.

Sachlichkeit: glaubwürdig bleiben
Eine Pressemitteilung ist kein Werbetext. Im Journalismus wird Objektivität geschätzt. Eine mit Werbefloskeln übersäte Pressemitteilung wird ein Redakteur nicht veröffentlichen. Es geht darum, Fakten zu vermitteln. Verschleierung negativer Umstände, Übertreibungen und Ironie sind tabu. Um objektiv und glaubwürdig zu bleiben, sollte die Sprache wertfrei sein. Aus diesem Grund ist auch bei der Verwendung von Adjektiven Vorsicht geboten. So lässt sich zwar über eine „neue Entwicklung“ schreiben, die Formulierung „unvorstellbar bahnbrechende Entwicklung“ ist dagegen werblich und somit unangemessen. Ebenso subjektiv sind Superlative wie „allerneueste Entwicklung“. Auch sie sollten nicht in einer Pressemitteilung auftauchen.

Unser Tipp: Ihre Pressemitteilung ist zu lang geworden? Dann gehen Sie sie noch einmal mit dem Blick auf Füllwörter durch. Wörter wie „ja“, „nun“, „jedoch“, „also“ etc. können Sie meist ohne Bedenken streichen.

Strahlkraft: erster Eindruck zählt
Eine mangelhafte äußere Form ist ein Ausschlusskriterium: Eine Pressemitteilung besteht aus höchstens zwei DIN A4-Seiten. Oben rechts finden sich Ort und Datum, gefolgt von einer aussagekräftigen Überschrift und erläuternden Unterzeile, die zum Weiterlesen animieren. Der Text ist in einer gängigen Schriftart wie Times New Roman oder Arial, 12 Punkt, verfasst. So vermeidet der Absender, dass beim E-Mail-Versand der Computer des Redakteurs eine ungewöhnliche Schrift nicht erkennt. Hervorhebungen durch Unterstreichungen oder Fett- und Kursivschreibung sind tabu. Damit der Redakteur Notizen machen kann, besitzt die optimale Pressemitteilung rechts einen Rand von vier bis fünf Zentimetern sowie einen 1,5-Zeilenabstand. Ein linksbündiger Flattersatz und regelmäßige Absätze tragen weiterhin zur Übersichtlichkeit bei.

Unser Tipp: Verzichten Sie auf Anschreiben und sinnlose Floskeln. Ein „Mit Bitte um Veröffentlichung“ ist genauso unnötig wie die Ansprache „Sehr geehrte Damen und Herren der Presseabteilung“. Journalisten stehen unter ständigem Zeitdruck. Überflüssige Formulierungen rauben nur wertvolle Minuten.

Versand I: digital per E-Mail
Die Vorteile des E-Mail-Versands liegen auf der Hand: Er ist schnell und preiswert. Journalisten beklagen aber oft die E-Mail-Flut. E-Mails mit einem knapp formulierten und aussagekräftigen Betreff werden dabei eher beachtet. Darin kann die Abkürzung PM für Pressemitteilung ebenso enthalten sein wie das Thema. Wenn die Pressemitteilung an mehrere Adressaten geschickt wird, müssen diese in das Feld BCC (Blind Carbon Copy) eingetragen werden. Das ist ein wichtiger Punkt in Sachen Datenschutz, denn nur so wird vermieden, dass die Empfänger die gegenseitigen E-Mail-Adressen erhalten. Die Pressemitteilung wird als Word- oder PDF-Dokument im Anhang angefügt, zusätzlich kann der Text direkt in die E-Mail kopiert werden. Für den Anhang spricht, dass der Redakteur den Text so angezeigt bekommt, wie er formatiert wurde. Im E-Mail-Text ist das nicht der Fall. Ein Nachteil des Anhangs ist jedoch die Virengefahr. Viele Redakteure werden aus diesem Grund den Anhang nicht öffnen. Deshalb empfiehlt es sich, dem Anhang kein zusätzliches Informationsmaterial wie Bilder hinzuzufügen. Besser ist es, in die Mail einen Link zur Verbandshomepage zu setzen, auf der sich zusätzliche Materialien zum Down-load befinden. Um den Download durch nicht autorisierte Dritte auszuschließen, kann der Bereich passwortgeschützt sein. Die Log-In-Daten finden die Journalisten dann in der E-Mail.

Unser Tipp: Sie können die Pressemitteilung auch in Ihre Verbandshomepage einbinden. So erreichen Sie sofort und direkt Öffentlichkeit. Doch verschicken Sie Ihre Pressemitteilung erst an Redaktionen, ehe Sie sie auf die Homepage setzen.

Versand II: klassisch per Fax
Der Vorteil des Faxversands ist ebenso wie bei der E-Mail die Schnelligkeit. Der Unterschied dazu ist, dass keine Virengefahr besteht und eine genaue Formatierung möglich ist. Problematisch wird es bei der Übermittelung weiterer Dateien. Bilder können zwar mitgeschickt werden, liegen aber nicht digital vor und müssen erst eingescannt werden. Dasselbe gilt für den Text selbst, wenn er für die Zeitung übernommen werden soll. Diese für den Redakteur mühselige Arbeit fällt beim E-Mail-Versand weg.

Unser Tipp: Legen Sie sich auf keine Versandart fest, sondern variieren Sie nach den Redaktionsbedürfnissen. Zwar nehmen E-Mail-Versand und Internetrecherche zu, dennoch hat auch der Faxversand Vorteile. Lediglich auf das Verschicken per Post sollten Sie wegen den Dauer des Postweges verzichten.

von Aline Ehrenreich, IFK Berlin – Institut für Kommunikation

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